«Антивирусная» цифровизация

Как показали текущие события, наиболее подготовленными к работе в новых условиях оказались те компании, которые реструктуризировали свою деятельность с помощью цифровых инструментов.

Далекая близкая перспектива

Звучный призыв к «цифровизации всей страны» большинство россиян восприняли доброжелательно. Очевидные перемены практически сразу же проявились на бытовом уровне: в мегаполисы пришли беспроводные интернет-технологии, рядовые пользователи без сожаления променяли телевизоры на онлайн-кинотеатры, распробовали аукционные распродажи маркетплейсов, расширили свой познавательный кругозор за счет бесчисленных мобильных приложений…

А вот бизнес-сообщество шло навстречу диджитализации с опаской, и на первых порах только немногие компании решались доверить конфиденциальную информацию пусть прогрессивным, но все же сторонним портальным платформам. И даже тогда, когда «цифра» все же зашла широкой поступью в офисы, заметно облегчив многие рутинные процессы, отдельные структурные подразделения дружиться с ней не желали.

Последними «редутами» до недавнего времени оставались правовые департаменты, которые денно и нощно стоят на охране коммерческой и служебной тайны, персональных и других инсайдерских сведений. И, скорее всего, они придерживались бы своей настороженной стратегии еще пару-тройку лет, если бы не … асоциальный коронавирусный год, который сделал digital friendly даже архаичных юристов.

– 2020 год значительно ускорил многие организационные процессы, которые только должны были произойти в наших структурных подразделениях. В их числе цифровизация юридической функции, переход на плоскую структуру управления, работа в дистанционном режиме, – отмечает директор юридической поддержки компании «СИБУР» Алексей Никифоров, спикер сессии «The Paragraph: внутренняя реструктуризация юридического департамента и кадровый голод в Distant & Digital эпоху», состоявшейся в рамках недавней Международной онлайн-конференции Distant & Digital.

Девять digital-помощников

Даже в такой интегрированной (!) нефтехимической компании, как «СИБУР», масштабная цифровизация правовых процедур началась только в прошлом году. По словам Алексея Никифорова, основы сегодняшних перемен были заложены в середине 2019 года, когда началась увязка офисных процессов со служебной электронной системой для управления юридическими услугами.

Всего один digital-инструмент и относительно небольшой временной гандикап позволили юристам «СИБУРа» перейти, как только того потребовали обстоятельства, на дистанционный формат работы: быстро и с минимальными потерями.

– Можно сказать, что эта система стала зеркалом всей нашей операционной работы. Она позволяет видеть, какими задачами занимается каждый специалист в течение рабочего дня. Мы легко отслеживаем контакты со всеми заказчиками, их регулярность, а главное – качество и оперативность отработки всех обращений, – продолжает директор юридической поддержки компании «СИБУР».

Чем сильнее усугублялся карантин, тем активнее рос функционал цифровых инструментов. Сегодня в интересах правового департамента действуют восемь IT-продуктов анализатор договоров (автоматизация проверки договорных документов на соответствие чек-листам), база IP (автоматизация управления нематериальными активами компании), Legal Tracker (система работы с внешними консультантами), претензионный центр (автоматизация претензионной работы), тендерная система тикетов и SAP SRM (автоматизация закупок), конструктор договоров (автоматизированный выбор шаблонов договорных документов) и портал Sibur Legal (консолидация сервисов юридической поддержки в едином месте).

В общей сложности эти цифровые помощники помогают отслеживать десятки тысяч задач, притом что еженедельно в общую базу вносится по 500–600 новых позиций.

Как говорит Алексей Никифоров, новый формат работы значительно повысил качество клиентского сервиса и операционную прозрачность:

– Полученный опыт натолкнул нас на мысль о необходимости реструктуризации процессов. До конца прошлого года мы выглядели как большинство юридических департаментов и служб со строгой вертикалью управления. При определенных обстоятельствах это создавало незримые границы между внутренними подразделениями, взаимодействие по кросс-функциональным проектам иногда усложнялось, наблюдалась слабая мотивация и вовлеченность молодых сотрудников. Сейчас функционально все намного проще: руководитель практики, а в его управлении в одной горизонтали старшие юристы и юристы. Все специалисты делятся по рабочим командам во главе с одним лидером.

Насыщение «оголодавших» кадров

Операционная прозрачность позволила «сибуровцам» по-новому посмотреть еще на одну застаревшую проблему: так называемый кадровый голод. Нельзя, конечно, сказать, что у этой статусной компании были сложности с рекрутингом. Но, как говорится, по-настоящему хороших специалистов много не бывает. Известно также, что в юридической сфере всегда актуальна задача профессионального роста своих кадров. Решить ее возможно только за счет личной мотивации. А с нынешней молодежью это получается с трудом. Так вот, когда произошла перестройка процессов, когда под каждую тематику сформировались «круги» (творческие команды, которые специализируются на конкретных направлениях: финансовые сделки, лицензирование, MNA и т.д.), когда молодые кадры получили реальную возможность показать себя, стало плодотворнее и само взаимодействие. Даже на удаленке!

– У нынешних выпускников особая ментальность. Чтобы ребят мотивировать, их необходимо увлекать новыми идеями, давать возможность самостоятельно управлять проектами, взаимодействовать с широким кругом специалистов. Им интересно работать без «границ», и мы дали им такую возможность. Хотите лидировать – пожалуйста! Набирайте в свою команду желающих, формируйте «круг», отвечайте за конечный результат, – отмечает руководитель юридической поддержки. – На дистанционке мы были лишены личного общения, привычных рабочих коммуникаций. Но система творческих команд позволила эффективно решать задачи в новых условиях.

Многофункциональная цифровая платформа стала предтечей создания и развития единой базы юридических знаний. Назвать юристов в прямом смысле работниками творческого труда тяжело. Но в рамках своей работы они так или иначе постоянно создают интеллектуальные продукты. Теперь результаты их юридической практики – со всеми яркими успехами и горькими ошибками – в обязательном порядке попадают в общую электронную библиотеку. Они навсегда остаются в активе компании, и этим кладезем знаний в любой момент может воспользоваться каждый специалист. В том числе только начинающий свой путь в профессии.

– Мы живем в особое время, но бояться изменений, которые могут сделать наши функции более эффективными, более современными, не стоит. Не секрет, что юристов считают консерваторами и не самыми digital. Но сейчас то самое время, когда многие из нас способны доказать обратное. Мы можем продемонстрировать, что методы нашей работы тоже могут быть современными. Уверен, среди моих коллег немало тех, кто хочет меняться. Надеюсь, наш опыт будет для них полезен, – заключает Алексей Никифоров.